Regulament privind regimul actelor de studii in sistemul de invatamant superior

Publicat in M.Of., Partea I nr. 716 din 23/10/2007

ARTICOLUL 1

Prezentul regulament reglementeaza gestionarea, completarea si eliberarea actelor de studii in sistemul national de invatamant superior.

ARTICOLUL 2

(1) Actele de studii din sistemul national de invatamant superior sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confirma studii de invatamant superior efectuate si titluri sau calitati dobandite.

(2) Actele de studii confera titularilor acestora drepturi si obligatii care decurg din Legea invatamantului nr. 84/1995, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, si din celelalte reglementari legale in vigoare.

(3) Actele de studii sunt de tip diploma, certificat, atestat. Foaia matricola sau suplimentul la diploma sunt anexe la actele de studii.

ARTICOLUL 3

Registrele matricole si registrele de evidenta a actelor de studii sunt, de asemenea, documente oficiale cu regim special.

ARTICOLUL 4

(1) Titulaturile si continutul actelor de studii se stabilesc in conformitate cu prevederile Legii nr. 84/1995, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale celorlalte reglementari legale in vigoare si se aproba prin ordin al ministrului educatiei, cercetarii si tineretului, care se aduce la cunostinta institutiilor de invatamant superior.

(2) Conceperea si tehnoredactarea modelelor de referinta ale formularelor actelor de studii se realizeaza de Ministerul Educatiei, Cercetarii si Tineretului (MECT), in baza consultarii cu institutiile de invatamant superior si cu alte institutii prevazute de legislatia in vigoare.

(3) Datele inscrise pe actele de studii sunt in limba romana.

(4) Pe acelasi act de studii, datele inscrise in limba romana pot fi inscrise si in una sau mai multe limbi de circulatie internationala.

(5) Modelele de referinta ale actelor de studii sunt cuprinse intr-un document editat de MECT si sunt aprobate prin ordin al ministrului educatiei, cercetarii si tineretului.

ARTICOLUL 5

(1) Institutiile de invatamant superior, de stat ori particular, acreditate sau autorizate sa functioneze provizoriu potrivit legii, denumite in continuare institutii, pot gestiona, completa si elibera numai acele acte de studii la care au dreptul in conditiile legii.

(2) Rectorul institutiei de invatamant superior este responsabil pentru organizarea si desfasurarea activitatii de gestionare, completare si eliberare a actelor de studii de catre institutie.

(3) Desemnarea compartimentelor si a personalului la nivel de institutie si de facultate/departament pentru a desfasura activitati de gestionare, completare si eliberare a actelor de studii se aproba de senatul universitar si se numesc prin decizie a rectorului. Persoanele numite sunt raspunzatoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea si eliberarea actelor de studii.

(4) Raspunderea pentru exactitatea datelor inscrise in actele de studii eliberate o poarta persoanele care le-au completat si persoanele care le-au semnat.

ARTICOLUL 6

La sfarsitul fiecarui an universitar se intocmeste un raport privind gestionarea, completarea si eliberarea actelor de studii, la nivelul fiecarei institutii, care se aproba de conducerea acesteia si se arhiveaza cu termen permanent.

ARTICOLUL 7

Formularele actelor de studii sunt tiparite si difuzate, in conditiile legii, de catre unitatea de specialitate desemnata de MECT, unitate care poarta intreaga raspundere pentru aprobarea comenzilor de la institutii si pentru asigurarea securitatii tiparirii si pastrarii formularelor pana la ridicarea acestora de catre institutiile beneficiare.

ARTICOLUL 8

(1) Formularele actelor de studii se achizitioneaza de la unitatea de specialitate producatoare, pe baza comenzilor transmise anterior acesteia, de catre delegati ai institutiilor. Predarea-preluarea formularelor se efectueaza in baza unui proces-verbal incheiat intre delegatul institutiei si reprezentantul unitatii de specialitate producatoare, in care sunt trecute toate datele de identificare a formularelor, inclusiv seriile si numerele.

(2) Este interzisa expedierea prin posta sau pe alta cale a formularelor actelor de studii.

ARTICOLUL 9

Formularele actelor de studii sunt preluate in cadrul institutiei, in baza unui proces-verbal de predare-primire incheiat intre delegatul institutiei si persoana cu atributii in acest sens din cadrul institutiei, completandu-se in mod corespunzator registrele de evidenta.

ARTICOLUL 10

(1) Formularele actelor de studii, actele de studii completate, duplicatele actelor de studii completate, registrele matricole si registrele de evidenta a actelor de studii se gestioneaza astfel incat sa se realizeze protectia acestora in conditii de securitate deplina, cu termen permanent.

(2) Pastrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate, dar neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de evidenta, precum si a documentelor (imputerniciri, delegatii, procese-verbale) privind primirea, predarea si eliberarea formularelor si actelor de studii se realizeaza in conditii de securitate deplina.

(3) Registrele de evidenta a formularelor actelor de studii - de primire, predare, eliberare - se pagineaza, se parafeaza cu sigiliul institutiei si primesc numere de inventar.

ARTICOLUL 11

(1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii - referitoare la studii partiale sau complete - se efectueaza in termen de maximum 12 luni de la finalizarea studiilor, respectiv de doua luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului stiintific de doctor - in cazul diplomelor de doctor.

(2) Un act de studii dintr-un carnet cu matca (cotor) si matca in cauza sunt completate identic, matca ramanand in arhiva institutiei cu termen permanent.

ARTICOLUL 12

(1) Un act de studii care confirma studii partiale, in conformitate cu reglementarile din institutie, se completeaza numai la cererea titularului, in baza aprobarii acesteia de catre conducerea institutiei.

(2) Un document de tip situatie scolara se elibereaza, la cerere, pe baza reglementarilor din institutie.

ARTICOLUL 13

Diplomele cu mentiunea "de merit" se elibereaza absolventilor de invatamant superior care indeplinesc conditiile stabilite de senatele universitare, la propunerea consiliilor facultatilor/departamentelor.

ARTICOLUL 14

(1) Completarea unui act de studii se efectueaza computerizat sau prin scriere de mana cu tus ori cu cerneala de culoare neagra, citet si fara stersaturi, razuiri, acoperiri cu pasta corectoare.

(2) In actele de studii datele se scriu fara prescurtari, in conformitate cu terminologia oficiala in vigoare.

(3) Numele titularului, initiala/initialele prenumelui/prenumelor tatalui (mamei, in cazul in care tatal este necunoscut) si prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule format de tipar, in ordinea inscrisa in certificatul de nastere.

(4) Pe un act de studii prevazut cu "Loc pentru fotografie" se lipeste fotografia titularului - realizata recent, pe hartie fotografica, color, format 3 x 4 cm - astfel incat sa acopere chenarul locului respectiv.

(5) Actele de studii se semneaza cu stilou sau cu pix de culoare albastra/neagra, nefiind admisa aplicarea parafei.

(6) Sigiliul institutiei, cu inscrisurile in clar, se aplica: pe fotografie, astfel incat jumatate sa fie pe fotografie si jumatate sa fie in afara fotografiei; pe "Locul pentru sigiliu" (L.S.), in stanga semnaturii.

ARTICOLUL 15

(1) Inainte de a se trece la completarea unui act de studii, se verifica existenta si corectitudinea inscrisurilor imprimate - in raport cu modelele de referinta, precum si a datelor ce urmeaza a fi inscrise - prin confruntare cu datele din documentele oficiale in cauza.

(2) La completarea unui act de studii, datele care se inscriu pe acesta sunt cele din registrul matricol si din alte documente oficiale.

(3) Numele, initiala/initialele prenumelui/prenumelor tatalui (mamei, in cazul in care tatal este necunoscut) si prenumele titularului, care se inscriu in registrul matricol si in actele de studii, sunt cele din certificatul de nastere. In cazul in care, la inmatriculare sau in perioada studiilor, un/o student/studenta depune cerere pentru completarea numelui, insotita de copii legalizate ale documentelor oficiale din care rezulta numele nou - in raport cu numele din certificatul de nastere, pe baza aprobarii cererii in cauza de catre conducerea institutiei, se procedeaza la completarea solicitata prin scriere intre paranteze dupa ultimul prenume, in registrul matricol si, ulterior, in actele de studii. Cererea in cauza trebuie sa cuprinda, printre altele, declaratia studentului/studentei ca nu va mai solicita un alt act de studii, in cazul modificarii ulterioare a numelui.

(4) Denumirea localitatii de nastere care se inscrie in registrul matricol si, ulterior, in actele de studii, este aceea din certificatul de nastere sau, dupa caz, noua denumire oficiala in vigoare.

ARTICOLUL 16

(1) Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, initialei sau a localitatii de nastere ale titularului, in registrul matricol, respectiv in actele de studii, daca schimbarea in cauza s-a produs dupa data de absolvire a anilor de studii.

(2) In situatia in care titularul isi schimba administrativ numele, prin hotarare judecatoreasca, poate solicita eliberarea unui duplicat cu noul nume. La cerere, titularul trebuie sa prezinte hotararea judecatoreasca din care rezulta schimbarea administrativa a numelui, precum si celelalte acte de stare civila cu noul nume. In acest caz, actul/actele de studii eliberat/e cu numele intial se anuleaza.

ARTICOLUL 17

Formularele actelor de studii completate cu greseli, stersaturi, adaugari, cu sigiliul necorespunzator sau murdare, partial deteriorate se anuleaza, scriindu-se cuvantul ANULAT pe toata diagonala imprimatului, atat pe actul de studii, cat si pe matca (cotor), cu mentiune in registrul de evidenta. In astfel de cazuri, conducerea institutiei dispune anularea acestora si intocmirea altora, corespunzatoare.

ARTICOLUL 18

(1) In vederea completarii actelor de studii, secretariatele facultatilor/departamentelor intocmesc tabele nominale cu studentii/absolventii care urmeaza sa primeasca actele de studii respective, pe domenii, specializari si forme de invatamant, in termen de maximum o luna de la finalizarea studiilor sau de la inregistrarea cererii - in cazul actelor de studii care se refera la studii partiale finalizate; la inscrierea in aceste tabele a datelor prevazute in formularele actelor de studii, se au in vedere instructiunile din articolele anterioare privind completarea actelor de studii; tabelele in cauza vor purta semnatura decanului facultatii/directorului departamentului si a secretarului sef al acestora.

(2) Tabelele si dosarele absolventilor se inainteaza compartimentului de specialitate, in termen de o luna de la finalizarea studiilor in cauza.

(3) Dosarul absolventului/absolventei va avea urmatorul continut: diploma de studii in baza careia absolventul a fost admis la concurs (copie legalizata), certificatul de nastere, certificatul de casatorie sau alte acte care modifica/completeaza numele absolventului/absolventei (copie/copii legalizate), doua fotografii realizate recent, pe hartie fotografica, color, format 3 x 4 cm, fisa de lichidare intocmita conform reglementarilor institutiei.

ARTICOLUL 19

Institutiile fac publice, prin afisare sau/si pe pagina web, conditiile de eliberare a actelor de studii.

ARTICOLUL 20

(1) Titularii sau imputernicitii acestora au dreptul sa solicite eliberarea actelor de studii completate, dupa termenul aprobat de senatul institutiei, care poate fi cel mult de 12 luni de la finalizarea studiilor, respectiv de doua luni de la confirmarea titlului stiintific de doctor.

(2) Un act de studii referitor la studii complete sau partiale finalizate se elibereaza titularului.

(3) In situatii bine motivate, cand titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat imputernicitului acestuia, cu aprobarea rectorului institutiei, pe baza unei procuri, care sa mentioneze in mod expres faptul ca imputernicitul poate ridica acte de studii, autentificata la notariat. In cazul cetatenilor romani sau straini cu domiciliul/resedinta in strainatate, procura notariala va fi supralegalizata sau apostilata (apostila de la Haga), conform conventiilor internationale, de catre autoritatile competente din tara respectiva.

ARTICOLUL 21

(1) Inainte de a fi eliberate titularilor/imputernicitilor, actele de studii prevazute cu "Loc pentru timbru sec" (T.S.) se supun aplicarii timbrului sec al institutiei.

(2) Un act de studii completat se elibereaza titularului/imputernicitului, dupa verificarea de catre titular/imputernicit a datelor inscrise in actul de studii, pe baza prezentarii documentului de identitate (carte de identitate sau pasaport valabile) de catre acesta si, dupa caz, a "Fisei de lichidare", din care rezulta ca titularul nu are datorii fata de institutie.

(3) Titularul semneaza pentru primire in toate locurile prevazute pentru semnatura titularului. Imputernicitul semneaza pentru primire in toate locurile prevazute pentru semnatura titularului, mai putin pe actul de studii; operatiunea de eliberare se consemneaza in registrul de evidenta a actelor de studii; numele si prenumele, calitatea, datele de identificare si semnatura imputernicitului se trec in rubrica "Mentiuni" din registrul de evidenta a actelor de studii.

ARTICOLUL 22

(1) Actele de studii completate si neridicate de titulari/imputerniciti se pastreaza in arhiva institutiei cu termen permanent.

(2) Actele de studii completate si neridicate datorita decesului titularului pot fi eliberate unui membru al familiei titularului (ascendent ori descendent de gradul I sau II), in baza unei cereri aprobate de conducerea institutiei, insotita de copie legalizata a certificatului de deces si de o declaratie pe propria rasundere privind motivele invocate pentru ridicarea acestor acte de studii.

(3) Unei persoane cu resedinta in strainatate, care adreseaza cererea mentionara in alin. (2), i se pot elibera actele de studii solicitate prin intermediul ambasadei (consulatului) tarii respective in Romania sau al ambasadei (consulatului) Romaniei din tara de resedinta a acesteia.

ARTICOLUL 23

In registrul de evidenta a actelor de studii eliberate se consemneaza: numarul de ordine dat de institutie; seria si numarul formularului; numele, initiala/initialele prenumelui/prenumelor tatalui (mamei, in cazul in care tatal este necunoscut) si prenumele titularului; locul si data nasterii titularului; tipul actului de studii eliberat; institutia, anul universitar si sesiunea in care titularul a incheiat studiile; institutia si anul universitar in care titularul a promovat examenul de finalizare a studiilor; profilul/domeniul si specializarea; media examenului de finalizare a studiilor; data eliberarii actului de studii; numele si prenumele persoanei care a eliberat actul de studii; semnatura de primire a actului de studii de catre titular/imputernicit; mentiuni.

ARTICOLUL 24

In cazul pierderii, distrugerii complete sau deteriorarii partiale a unui act de studii, se poate elibera un duplicat al acestuia daca in arhiva institutiei se gasesc matca (cotorul) actului respectiv si/sau alte documente legale din care rezulta situatia studiilor titularului sau, daca arhiva a fost distrusa in conditii de forta majora (calamitati naturale, incendii etc.), prin reconstituirea situatiei scolare de catre institutie.

ARTICOLUL 25

(1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adreseaza, in scris, conducerii institutiei o cerere, insotita de urmatoarele documente: declaratie scrisa a titularului actului, autentificata la notariat, in care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare si imprejurarile in care actul a fost pierdut, distrus complet sau deteriorat partial; copie legalizata a certificatului de nastere; doua fotografii - realizate recent, pe hartie fotografica, color, format 3 x 4 cm - ale titularului actului; dovada publicarii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a, a pierderii actului de studii respectiv - in cazul unui act de studii pierdut sau actului de studii in cauza - daca acesta este deteriorat partial; dovada platii taxei pentru eliberarea duplicatului.

(2) Depunerea la institutie a documentelor prevazute la alin. (1) se poate efectua de catre titularul actului de studii in cauza sau de imputernicitul acestuia.

(3) Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul acestuia se adreseaza Regiei Autonome "Monitorului Oficial", anuntul urmand sa cuprinda urmatoarele date: denumirea actului de studii original; numele, initiala/initialele prenumelui/prenumelor tatalui (mamei), prenumele titularului; anul finalizarii studiilor in cauza; seria si numarul actului respectiv, numarul si data la care a fost inregistrat in registrul de evidenta a eliberarii actelor de studii; denumirea institutiei emitente.

(4) Actele de studii deteriorate partial se anuleaza si se pastreaza in arhiva institutiei, in vederea casarii in conformitate cu prevederile prezentului regulament.

(5) Toate aprobarile date pentru eliberarea de duplicate se pastreaza in arhiva institutiei, cu termen permanent.

ARTICOLUL 26

(1) Duplicatul actului de studii se realizeaza pe un formular similar celui original, eliberat titularului, sau prin scriere dupa modelul de referinta al actului original - daca nu mai exista formular similar celui original; completarea datelor si eliberarea duplicatului se efectueaza dupa procedurile prevazute la actele originale, cu mentiunea ca datele care se inscriu sunt cele existente in documentele specifice (matca actului original, registre matricole, cataloage etc.) din arhiva institutiei.

(2) Completarea duplicatului unui act de studii se efectueaza dupa procedura generala prevazuta la actele originale, cu urmatoarele inscrisuri suplimentare: intr-un spatiu corespunzator - DUPLICAT (scris cu tus sau cu cerneala de culoare rosie); in partea de sus - seria si numarul actului original eliberat; in locurile pentru semnaturile corespunzatoare celor de pe actul original - (ss); in partea de jos, dreapta - Nr. ... (numarul de inregistrare acordat de institutie din registrul de eliberari) ... din ... (data) ...; pe verso - "Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului ... (denumirea institutiei) ..., nr. ... din ... (data) .... . Confirmam autenticitatea inscrisurilor cuprinse in prezentul act de studii.", text care este urmat de functiile (Rector, Secretar-sef etc., dupa caz) care sunt inscrise pe actele de studii similare celui in cauza, la data completarii duplicatului, si de semnaturile persoanelor care ocupa functiile respective.

ARTICOLUL 27

(1) Titularul duplicatului unui act de studii isi poate ridica duplicatul respectiv in termen de o luna de la aprobarea cererii.

(2) Duplicatele completate si neridicate se pastreaza conform prevederilor prezentului regulament.

ARTICOLUL 28

(1) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectueaza in conditiile practicate la eliberarea actelor originale.

(2) In registrul de evidenta a actelor de studii si pe matca actului de studii original (cand actul de studii s-a eliberat din carnet cu matca) se inscriu seria si numarul duplicatului eliberat.

ARTICOLUL 29

(1) Duplicatul unui act de studii se elibereaza, de regula, o singura data.

(2) Daca duplicatul unui act de studii a fost pierdut sau distrus complet in conditii de forta majora (calamitati naturale, incendii etc.), titularului i se poate elibera un alt duplicat, la cerere si pe baza aprobarii acesteia, in conditiile prezentate mai sus si cu mentiunea ca pe acesta se inscriu, suplimentar, seria si numarul duplicatului anterior, precum si data la care acesta a fost eliberat.

ARTICOLUL 30

(1) In cazul in care titularul constata greseli in actul de studii/duplicat dupa o perioada de timp de la primirea acestuia, titularul se adreseaza in scris conducerii institutiei care l-a eliberat, in vederea eliberarii unui nou act de studii/duplicat, in conformitate cu prevederile prezentului regulament, pe care se scrie, la subsol, nota: "Prezentul/a ... (act de studii/duplicat) ... inlocuieste ... (actul de studii/duplicatul) ... cu seria ... si nr. ..., precum si cu nr. de inregistrare ... (acordat de institutie din registrul de eliberari) ... din ... (data) ..., deoarece acesta (aceasta) continea unele greseli".

(2) Prin decizia rectorului institutiei documentul gresit se anuleaza si se arhiveaza, cu termen permanent.

ARTICOLUL 31

In cazurile in care unele institutii au fost reorganizate sau desfiintate, actele de studii originale sau duplicate ale acestora se gestioneaza, se completeaza si se elibereaza de catre institutiile care pastreaza arhiva; pe actele eliberate se inscrie si: "Mentiune Acest act de studii este eliberat de... (denumirea institutiei)..., care detine arhiva... (denumirea institutiei reorganizate/desfiintate)... unde titularul a finalizat studiile respective".

ARTICOLUL 32

Studentilor romani sau straini care au finalizat studii partiale la institutii de invatamant superior din strainatate si solicita continuarea studiilor in institutii din Romania li se pot recunoaste studiile/actele de studii in cauza, in baza procedurilor legale de recunoastere a studiilor.

ARTICOLUL 33

Actele de studii eliberate absolventilor institutiilor de invatamant superior din Romania pot fi vizate, la cerere, de catre Centrul national de recunoastere si echivalare a diplomelor din cadrul MECT, in conformitate cu regulamentul de organizare si functionare al acestuia, la cererea titularilor - in vederea utilizarii actelor de studii respective in strainatate.

ARTICOLUL 34

Actele de studii eliberate de institutiile de invatamant superior din strainatate pot fi supuse procesului de evaluare-recunoastere-echivalare de catre Centrul national de recunoastere si echivalare a diplomelor din cadrul MECT, in conformitate cu regulamentul de organizare si functionare al acestuia, la cererea titularilor - in vederea utilizarii actelor de studii respective in Romania.

ARTICOLUL 35

(1) In cazurile in care se constata ca un act de studii eliberat se refera la studii care nu au fost efectuate de catre titular, respectiv ca actul de studii este un fals, institutia care l-a eliberat dispune anularea acestuia si anunta institutiile abilitate, iar titularul, persoanele care au transmis datele, persoanele care l-au completat si persoanele care l-au semnat sunt raspunzatoare potrivit legii.

(2) Anularea unui act de studii in conditiile alin. (1) este facuta publica, de catre institutia care l-a eliberat, in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a.

ARTICOLUL 36

Formularele actelor de studii care nu mai sunt valabile sau care nu au fost folosite timp de 10 ani de la achizitionarea lor se caseaza.

ARTICOLUL 37

Pentru eliberarea actelor de studii, institutiile pot percepe taxe, in conditiile stabilite de senatele universitare, in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare.

ARTICOLUL 38

Dupa finalizarea completa a studiilor, la cerere, absolventilor li se elibereaza Adeverinta de absolvire a studiilor, al carei termen de valabilitate este de maximum 12 luni.

Ministerul Educatiei, Cercetarii si Tineretului Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 716 din 23/10/2007
In temeiul Legii invatamantului nr. 84/1995, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,
in baza Hotararii Guvernului nr. 733/1998 cu privire la tipurile de diplome, certificate si atestate acordate in invatamantul superior,
in temeiul Hotararii Guvernului nr. 366/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Educatiei, Cercetarii si Tineretului, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul Educatiei, Cercetarii si Tineretului emite prezentul ordin.

ARTICOLUL 1

Se aproba Regulamentul privind regimul actelor de studii in sistemul de invatamant superior, prevazut in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

ARTICOLUL 2

Se abroga Ordinul ministrului educatiei si invatamantului nr. 6.378/1986, cu incepere de la data emiterii prezentului ordin.

ARTICOLUL 3

Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ARTICOLUL 4

Directia finantare invatamant superior din cadrul Ministerului Educatiei, Cercetarii si Tineretului comunica prezentul ordin institutiilor de invatamant superior de stat si particulare, care il vor duce la indeplinire.